招展活動的控制管理需要做什么,上海展覽搭建公司為你介紹，要使展覽在與同類展覽的競爭中脫穎而出，招展活動的控制管理非常重要主要體現(xiàn)在建立在創(chuàng)新的招展策略和管理方法上，如為重點參展商策劃參展計劃書，編制有效的招展進度計劃，為營銷人員制定目標考核辦法等。

??1.為重點參展商策劃參展計劃書

??為重點參展商編制參展計劃書是國際展覽組織機構(gòu)普遍采用的營銷策略，也是提速整體招展活動的有力舉措，展覽營銷工作實踐證明，參展企業(yè)普遍存在從眾心理。重點參展商積極參與到展覽項目中對其他參展商具有良好的示范效應。因此，為重點參展商策劃參展計劃書，使之盡早作出參展的決定，擴大招展的影響，對于整體的招展活動有重要的影響。

??參展計劃書提倡簡潔且具感染力，針對重點參展商的企業(yè)特性與產(chǎn)品特點，提出有利于參展商營銷的展覽信息，如展覽的宣傳推廣計劃、意向重點參展商名錄、大型采購組織與會消息等協(xié)助重點參展商所在企業(yè)的領導和參展負責人更好地制定參展決策。計劃書的基本內(nèi)容有：

??◆場地規(guī)劃一一應明確指出重點參展商可優(yōu)先選擇的特色區(qū)域。

??◆場地協(xié)定一一為迅速將潛在的目標參展商轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實的客戶，應提供格式化的場地協(xié)議。

??◆統(tǒng)計分析一一歷屆展覽專業(yè)觀眾的分類與構(gòu)成比例(這是針對參展商的核心服務內(nèi)容)，協(xié)助重點參展商評估展覽，理解參展價值。

??◆行業(yè)調(diào)查一一參展商專業(yè)結(jié)構(gòu)調(diào)查，尤其是參展行業(yè)的發(fā)展趨勢的信息調(diào)查，對重點參展商是具有實際價值的“增值”服務。協(xié)助重點參展商迅速評估與參展有關(guān)聯(lián)的核心信息。

??◆參展價值一一展區(qū)和展位的有效細分為重點參展商提供最佳市場推廣平臺，對此類展區(qū)與展位進行詳細的描述，增進重點參展商的參展信心。

??◆增值服務一一展覽組織機構(gòu)為重點參展商提供的一系列增值服務措施列表。(如網(wǎng)絡服務、貿(mào)易撮合服務、商務旅行服務等)。

??◆宣傳信息一一通過對展覽組織機構(gòu)所確定的宣傳推廣計劃的詳盡介紹使重點參展商有效評估參展對企業(yè)的重要影響力。

??2.編制招展進度計劃

??招展工作實施前，展覽組織機構(gòu)應先制定招展進度計劃，統(tǒng)籌規(guī)劃招展營銷工作及要達到的具體效果。預先規(guī)劃采取的招展形式和時間要求以及各階段招展工作要達到的程度與效果等。招展進度計劃的制定可對展覽招展工作實施總體監(jiān)控，對照檢查，發(fā)現(xiàn)問題后及時調(diào)整策略，從而保障招展工作順利完成。招展進度安排一般采用表格的形式，如表5-1所示。

??2012年xxxxxx展覽項目代理協(xié)議書代理協(xié)議

??編號：

甲方：xxx展覽有限公司

??乙方：

??甲乙雙方經(jīng)友好協(xié)商，就甲方授權(quán)組織的_____________活動(以下簡稱“活動”〕的招商、招展代理事宣達成如下慟議：

??一、合作宗旨

??1、發(fā)揮各自憂翔友掘各自資派條件，優(yōu)勢互補，互惠互利;

??2、雙方均應遵守國家有關(guān)法律、法規(guī)和活動規(guī)定。

??二、甲方責任

??1、甲方對活動合法忖和質(zhì)量承擔全部貢任;

??2、負貢向乙方供活動有關(guān)的資料、文件;

??3、甲方負活動的組織、承辦工作;

??4、甲方根據(jù)約定向乙方支付代理費，為客戶統(tǒng)一出具正式發(fā)票。

??三、乙方責任

??1、按括動的總體要求講行招商，并經(jīng)常向甲方通報招商情況;

??2、在報名截止E期前，將會議費或位費入甲方指定賬戶;

??3、執(zhí)行統(tǒng)一標準收費，不得向加活動的代表收取額外費厙;

??4、自行承招商、招過程中的一切費用。

??四、代理費的計算

??注：甲方在活動結(jié)束后的3日內(nèi)向乙方支付代理費。

??五、其它

??1、議自甲乙雙方簽字蓋章之日起生效。有效期至活動結(jié)束為止;

??2、本協(xié)議一式兩份，甲乙戲方各持一份，具有司等效力。

??甲方：xxx國際會展公司 乙方：

??代表：                            代表：

??                                  年 月 日

??在展覽營銷實踐中，典型的新展覽項目招展進度計劃為：展覽開幕前12個月，開始招展營銷工作，針對性的招展宣傳推廣活動同時鋪開，使目標參展商對展覽有一定的認知;展覽開幕前9個月，招展全面展開，宣傳推廣活動范圍進一步擴大;展覽開幕前6個月，基本結(jié)束拜訪重點參展商的工作，招展宣傳推廣活動范圍逐步縮小，招展任務完成5左右;展覽開幕前3個月，招展任務基本完成，對意向性的目標參展商進行服務跟蹤，為展覽順利開幕做準備。

??3.制定營銷人員的目標考核機制

??為有效地調(diào)控招展進度，需為營銷人員建立目標考核機制，通過考核機制及時掌握營銷人員在招展過程中的效率、方法與狀態(tài)。有了明確的目標考核，營銷人員就會對目標進行深人研究，有效組合招展的方法和技巧，并及時反饋相關(guān)招展策略與市場環(huán)境變化的動態(tài)關(guān)系。建立目標考核機制，對于招展過程中出現(xiàn)的問題就可以采取調(diào)整人手或完善招展策略的方法去解決，從而確保招展計劃的所有部分都能有序連貫地進行。

??(1)制定目標考核的原則

??為確保招展工作處于最佳的狀態(tài)和結(jié)構(gòu)，考核要明確招展進度在規(guī)定時間內(nèi)所應達到的目標。鼓勵營銷人員通過不斷的努力實現(xiàn)團隊工作目標與個人表現(xiàn)愿望。

??各展覽組織機構(gòu)就如何制定考核目標各有其不同的思路，有制定每季度或每年度的招展基準數(shù)，也有制定每月度招展基準數(shù)的做法。無論哪一種，都是通過明確銷售團隊的招展進度目標，來實現(xiàn)不偏離既定的招展方向，從而促使全體營銷成員完成個人目標，確保招展整體進度的實現(xiàn)。

??招展目標考核的制定要考慮公平性和合理性的原則。切忌僅要求營銷人員一味追求招展目標而忽略營銷人員在招展過程中的個人成就感和團隊榮譽感。應讓營銷人員更多地參與到?jīng)Q策的過程中，參與目標考核方法的制定，使其更加明確招展的目的和要求，從而增加展覽組織機構(gòu)對招展進度的有效控制。

??(2)量化考核目標

??量化考核目標對控制營銷進度非常重要。由于展覽業(yè)涉及的范圍比較復雜，經(jīng)常會出現(xiàn)偏離目標的情況。量化目標就是指明銷售團隊在一個具體的時間段需完成的指標或任務。有了目標的指引整個銷售團隊就能共同努力，隨時互相提醒、相互激勵，整個招展活動按預期實現(xiàn)的可能性就會大大增強。在量化考核目標的工作中，要科學地導人激勵機制，在營銷人員分享團隊的工作效率和榮譽的同時，也要為優(yōu)秀的營銷人員提供表現(xiàn)與發(fā)展的空間，樹立榜樣。